Brugercentreret licenskøb
Teknologi er hjertet i størstedelen af vores daglige arbejdsopgaver. Derfor spiller softwarelicenser en afgørende rolle, når vi skal producere og levere produkter og services til vores kunder. Men licenser er sjældent “one size fits all”. Med en brugercentreret tilgang sikrer du, at dine brugere får præcis de IT-værktøjer de har brug for og du undgår at brænde unødige licenskroner af på IT-budgettet.
Licenser er et komplekst IT-indkøb
Microsoft er en af de førende leverandører af softwareløsninger til virksomheder og tilbyder et væld af forskellige licenser og services, skræddersyet til at imødekomme en bred vifte af virksomhedens behov.
Det inkluderer alt fra operativsystem til Office-suite og avancerede cloud-tjenester som Azure og Microsoft 365.
De mange licensmuligheder gør beslutningsprocessen til en kompleks opgave, der kræver at du holder tungen lige i munden. For hver licenstype og aftalemodel har sine egne fordele og ulemper.
Og så er der dine brugere og deres behov. De er også vigtige faktorer i “licens-ligningen” og godt at have styr på, før du træffer beslutning om virksomhedens licensindkøb.
Konsekvenserne af at vælge de “forkerte” licenser
At træffe forkerte beslutninger vedrørende licenser kan få uheldige konsekvenser. Og det er ikke kun et spørgsmål om at købe for få licenser. Du kan lige så godt have købt for mange og for ”store” licenser.
Eksempler på de mest almindelige fuldgrupper, når du køber licenser:
Pres på IT-budgettet: Du har købt for mange eller for “store” licenser, og brænder unødigt licenspenge af på IT-budgettet. Omkostninger, der med fordel kunne være brugt på andre IT-projekter.
Compliance-krænkelser: Du har valgt de forkerte eller for få licenser. Virksomheden kan derfor komme på kant med producentens licensregler, hvilket kan resultere i retslige problemer og eventuelle bøder.
Nedsat produktivitet: For ”små” licenser kan begrænse brugernes evne til at udføre deres opgaver effektivt, hvilket kan medføre tab af produktivitet og indtjening.
Sikkerhedsrisici: Manglende opdateringer og sikkerhedsopdateringer på grund af licensbegrænsninger kan udsætte virksomheden for cybertrusler og dataangreb.
Det brugercentrerede licensvalg. Sæt dine brugere i centrum, når du skal vælge licenser.
For at undgå nogle af de typiske faldgrupper, er det en god øvelse at tage udgangspunkt i brugernes behov, inden du beslutter dig for hvilke og hvor mange licenser, der skal købes.
At forstå, hvordan dine medarbejdere arbejder, hvilke programmer de bruger, og hvordan de samarbejder, kan hjælpe med at finde de mest passende licenser og aftalemodeller.
Husk, at behov kan variere på tværs af forskellige medarbejdergrupper. Det er derfor ikke sikkert, at en type licens passer til alle.
Med en brugercentreret tilgang er det muligt at identificere, hvilke licenser og services, der giver den største værdi for de enkelte medarbejdergrupper. Nogen har brug for værktøjer, der gør det muligt at arbejde på farten andre skal kunne samarbejde på tværs af fx landegrænser osv.
En brugertilpasset tilgang skaber ikke kun et mere tilfredsstillende arbejdsmiljø, men også øget effektivitet og sikkerhed, når medarbejderne har de værktøjer, der passer til deres arbejdsopgaver.
Vær også opmærksom på, at dine brugeres behov kan ændre sig over tid – både den ene og den anden vej.
Den licens, der passede for 2 år siden, er medarbejderne måske ”vokset” ud af. Måske fordi deres opgaver har ændret sig, eller fordi de er klar til at udvide med ny teknologi og nye værktøjer, der understøttes af andre licenstyper.
Når du har kigget på brugernes behov, så husk og spørg dig selv og din IT-afdeling. ”Hvad kan vi realistisk set nå at implementere og drive adoption på?”
Ikke så sjældent ser vi virksomheder, i den bedste intention, købe ”store” licenser med det resultat, at de aldrig får den implementeret fuldt ud.
Det er ærgerlige IT-kroner du bruge på noget, du ikke realiserer værdien af. Start hellere på en mindre licenstype og opgradere over tid, i takt med at både brugere og IT-afdelingen er klar til at adoptere og implementere.
Rightsizing af dine licenser betaler sig
Valget af Microsoft-licenser er en beslutning, der skal tages med omtanke. At fokusere på brugerbehov og værdiskabelse frem for blot at købe licenser, kan hjælpe med at optimere både IT-omkostningerne og øge virksomhedens produktivitet.
Det er en god tilgang at inddrage både IT-afdelingen og brugerne i beslutningsprocessen. På den måde træffer I den rigtige beslutning og undgår de mulige konsekvenser af at vælge forkerte licenser.
Et tankevækkende regnestykke
Vi har interviewet mere end 100 IT-chefer om deres brug og udnyttelse af deres Microsoft 365 licenser.
Det er der kommet en række interessante svar ud af. Bl.a. udnytter størstedelen af de deltagende virksomheder gennemsnitlig kun 48% af de indbyggede services i Microsoft 365.
Det er et tankevækkende regnestykke.
En Microsoft 365 licens E3 koster ca. kr. 2.700 pr. bruger pr. år.
Hvid du kun anvender 48% af de indbyggede services, kan man lidt forsimplet sige, at du “spilder” kr. 1.350 pr. bruger pr. år – så det løber hurtigt op.
Er du en virksomhed på bare 90 ansatte, betyder det kr. 121.500 pr. år. Penge, der løber ud af bunden på dit IT-budget.
I gennemsnit udnyttes kun 48% af mulighederne i Microsoft 365
Du ønsker at optimere din licenser. Vi hjælper dig med at rightsize dem.
Har du brug for mere information eller sparring, så ræk ud til os. Vi tager meget gerne en uforpligtende snak.
Kontakt os via kontaktformularen, på telefon +45 8882 6290 eller
e-mail service@timengo.com.