Comwell identificerer betydelige licensfordele sammen med timengo

Grundig kortlægning af Microsoft licenserne hjælper den danske hotelkæde til at optimere på Office 365 – potentielt på tværs af samtlige hoteller og mange hundrede brugere og med økonomiske fordele i vente.

Med mere end 15 hoteller og konferencecentre i Danmark – samt et kysthotel i Sverige – er Comwell-koncernen en betydelig spiller på det danske hotelmarked og tillige i markant vækst. Koncernen har knap 1.000 fuldtidsmedarbejdere og rundede for første gang i 2022 en nettoomsætning på en milliard danske kroner. Udviklingen afspejler sig også i IT-afdelingen, der på få år er vokset fra tre til over ti fuldtidsansatte.

”Afdelingens vækst afspejler også et fokusskift fra traditionel IT til integration af avancerede applikationer, fokus på digitale løsninger og forbedret informationssikkerhed. Dette indebærer ikke kun teknologisk fornyelse, men også en grundlæggende ændring i virksomhedens tilgang til digital infrastruktur og strategi,” forklarer Jesper Aarestrup, Head of IT, Comwell.

”Alene indsatsen for at skabe klarhed over de forskellige brugerroller – og skabe basis for at konsolidere på et mindre antal og ofte billigere licenser – er central for os.”

Jesper Aarestrup, Head of IT hos Comwell

Afsøger potentialet i stor omlægning af Office 365-licenser

Det er bl.a. også på grundlag af dette kortlægnings- og konsolideringsarbejde, at Comwells IT-afdeling aktuelt kører pilotprojekt med omlægning af Office 365-licenser til ansatte i enkelte hotelreceptioner.

Målet er at høste erfaringer, som på sigt kan skabe grundlag for at lade ansatte i alle kædens receptioner tilgå mail og kalender via webapplikationer på en F3-licens, der er væsentligt billigere end den aktuelt mest udbredte E3-licens.

”Alene indsatsen for at skabe klarhed over de forskellige brugerroller – og skabe basis for at konsolidere på et mindre antal og ofte billigere licenser – er central for os. Her har det stor værdi at kunne trække på timengos spidskompetence. Vi mærker, at de har dyb indsigt i indholdet af de forskellige licenstyper, som det ville være alt for ressourcekrævende for os selv at opnå og vedligeholde,” siger Jesper Aarestrup.

Han lægger dog heller ikke skjul på, at der – hvis pilotprojektet bliver en succes – vil være behov for tilvænning i organisationen, når man ruller licensændringerne ud. Primært fordi det får konsekvenser for den måde, medarbejderne anvender centrale IT-værktøjer på i deres hverdag.

”Vi er nødt til at være sikre i vores sag fra et økonomisk perspektiv såvel som et driftsperspektiv, så vi ikke laver ændringer der i sidste ende ender i en negativ gevinst, fordi vi undervurderede medarbejdernes behov,” siger Jesper Aarestrup.

”Her sparrer vi også tæt med timengo om, hvordan vi tilrettelægger opgaven. Men der er så store økonomiske fordele forbundet med at optimere på licenserne, at der forhåbentlig vil være forståelse for, at det er den rigtige vej at gå. Så jeg er sikker på, at vi nok skal få medarbejderne med på rejsen, selv om vi er klar over, at det vil kræve en vis tilvænning,” tilføjer han.