En cloud rejse på speed
Ny dansk rekord i udrulning af Microsoft cloud

Nogle gange går tingene ikke altid som planlagt. Det måtte Troels Bent Hansen, IT Manager hos European Energy, se i øjnene, da Corona ramte Danmark og hele landet lukkede ned med få dages varsel. Hvad der skulle have været en cloud rejse i ”god ro og orden” blev til 3-4 intense uger, hvor Troels satte ny dansk rekord i udrulning af cloud, ved at gennemføre sin cloud strategi på bare 1/3 af den planlagte tid.

16. marts 2020 – Danmark lukker ned og 200 medarbejdere sendes hjem. Det bliver starten på en lidt anden cloud rejse end planlagt. Efter mindre end to måneder i rollen, som ny IT Manager hos European Energy, må Troels gentænke og prioritere benhårdt i sin planlagte cloud strategi.

”Et mix af Windows 7 og Windows 10 maskiner, ældre servere, ganske få hjemmearbejdspladser og ingen Teams eller Skype platform – det var en udfordring” starter Troels og fortsætter: ”Vi stod foran at skulle sende folk hjem og kun meget få ville kunne arbejde eller komme på systemerne hjemmefra”.

Én plan, ét mål – at holde liv i forrentningen

Hvad gør man så? Fokuserer på det der er vigtigt. Derfor blev den første og allerstørste prioritet, at få etableret en Teams platform, så alle 200 medarbejdere, spredt over store dele af kloden, kunne kommunikere og holde møder.

Men først skulle en meget lavpraktisk problemstilling løses. Den grundlæggende infrastruktur skulle på plads, inden en Teams platform kunne etableres.

”Vi stod foran at skulle sende folk hjem og kun meget få ville kunne arbejde eller komme på systemerne”

”Det var et par hektiske døgn – men det gjorde, at vi meget hurtigt fik etableret nogle ting, som gav rigtig stor værdi” fortæller Troels.

Nye Microsoft accounts til alle brugere, etablering af domæne controller og kæmpe mailmigrering fra gammel on-prem Exchange var blot nogle af de op-gaver, der skulle løses.

Planen lykkedes og efter kort tid var der etableret en ny kommunikations- og samarbejdsplatform, baseret på Teams, så forretningen kunne holdes kørende.

Sikkerhed – et vigtigt næste skridt

Når man sender folk hjem for at arbejde, så åbner man så at sige også op for sluserne og dermed sårbarheden. Sikkerhed blev derfor et helt naturligt næste skridt.

”Næstefter Teams rullede vi Microsoft 365 Multifactor Authentication ud. Det er heller ikke bare noget man gør, når folk sidder hjemme. Vi dækker jo bl.a. medarbejdere i Brasilien, Spanien, Italien og Tyskland – prøv lige at forklare, på forskellige sprog, hvordan og hvorfor du skal installere MFA på din mobil og at du for øvrigt også har fået nyt bruger-id” fortæller Troels. ”Men vi kom godt i mål med at køre MFA over hele linjen – det gav ro i maven. Samtidig fik vi rullet alle mobiler ind i Intune, så vi kunne distribuere apps ud den vej” .

”Dejligt at høre fra topledelsen, at de ikke har kunne se på bundlinjen, at der har været corona krise”

Nu er det IT, der har kontrol over maskinerne

Før corona havde European Energy ikke værktøjer til at vedligeholde arbejdsstationer – derfor blev Intune også et helt centralt værktøj.

”Prøv lige at rulle software ud til brugere der nu sidder hjemme – hvordan gør man det?” spørger Troels.

Frem for at bruge tid på at sidde og reinstallere maskiner og køre ud til folk, etablerede Troels en ”Autopilot fabrik” som han kalder det. Maskiner linet op på stribe og konfigureret med et standardiseret image, rullet ind i Intune, sendt ud til brugerne og derfra kunne IT vedligeholde og rulle software ud.

”Alt kører i dag via Intune. Enten ruller IT software ud eller så lægger vi det i company portal, så brugerne selv kan down-loade det derfra. Mantraet er nu ”du må ikke installere noget overhovedet på din maskine uden om IT” og alt skal foregå automatisk” fortæller Troels.

Det er ikke et fair regnestykke at sammenligne før og nu

På spørgsmålet om European Energy’s driftsøkonomi før og efter deres cloud rejse, svarer Troels:

”Det er lidt svært at sige. Kan man sammenligne gamle on-prem servere, der ikke helt leverer varen, med omkostninger til noget, hvor du får varen i form af sikkerhed, performance, agilitet og hvor du kan betragte IT som en service og en valid del af organisationen. Det er et svært regnestykke at sætte op og ikke et fair regnestykke, for det er to helt forskellige varer”.

”Og hvad ville det have kostet os, hvis ikke vi havde handlet og tæppet var blevet revet væk under os? Det havde helt sikkert kostet en hel del. Vi har helt sikkert flere omkostninger nu end vi havde tidligere, selvfølgelig har vi det”.

”Men så er det dejligt at høre fra topledelsen, at de ikke har kunne se på bundlinjen, at der har været corona krise – at vi har kunnet holde forretningen kørende” slutter Troels.

Klare prioriteter og et åbent sind bragte os I mål

Efter et meget intenst forår i 2020, ser Troels tilbage på et ”knaldhamrende effektivt forløb” som han selv udtrykker det.

Et projekt der kun lykkedes, fordi der hele tiden var fokus på, hvad der ville give absolut mest forretningsværdi hurtigst muligt. Der var klare prioriteter og en parathed til at tage nye teknologier ind, som ikke nødvendigvis var planlagt i den rækkefølge i den oprindelige IT-strategi.

Situationen gjorde, at der indimellem måtte klippes en tå og hugges en hæl, men et mindset der sagde ”nu kører vi bare” gjorde, at European Energy kom så godt i mål.

På spørgsmålet om ”hvordan vil du beskrive de første 3-4 uger efter 16. marts 2020” svarer Troels med et smil: Teamwork – professionelle folk, der i tæt samarbejde var fokuseret på en fælles mission gjorde det til en fornøjelse”

Cloud giver os så mange flere muligheder

European Energy har været igennem en meget stor forandring på kort tid. Der var ikke sket noget på platformen de seneste år og det var derfor meget naturligt, at der var et stort hul der skulle fyldes ud.

”Hvis ikke det havde været for corona, havde vi nok ikke gjort det i samme tempo. Men folk har været sindssygt glade for Teams og er begyndt at tage det mere og mere til sig” fortæller Troels.

Det har også resulteret i nye ideer og efterspørgsel efter nye løsninger fra organisationen. Siden foråret har European Energy etableret ”Teams rum” – mødelokaler med kamera og lyd koblet op mod Teams.

”Vi kan bare mødes på Teams – det fungerer godt, kvaliteten er i orden – og fedt med mødelokaler, hvor du bare trykker på en knap, så starter det op og du skal ikke fumle med kabler” fortæller Troels.

Det har også helt overordnet ændret virksomhedens rejsemønster, der generelt set har færre rejser i dag.

Og så er der taget de første skridt til et intranet, baseret på SharePoint.” Vi har en fin portal allerede – noget af det næste bliver automation og smarte tiltag i forhold til processer og work flows” fortæller Troels.

Opsummeret mangler Troels stadig småting og enkelte specialfunktioner i platformen for at være helt i mål med sin cloud-strategi, men overordnet set, er han glad for valget af Microsoft 365 og Azure cloud og de mange benefits det giver.

”Agilitet – hurtigt at kunne tilbyde nye services og skrue lidt på tingene, hvis der er forstærket behov i et hjørne af forretningen – platformen er så meget større og giver så mange flere muligheder”.

”Og så joker vi internt med, at vi har slået ny dansk rekord i udrulning af Microsoft cloud” slutter Troels.

Du ønsker at udnytte fordelene i cloud. Vi hjælper dig med at realisere dem.

Kontakt os via kontaktformularen, på telefon +45 8082 6290 eller
e-mail service@timengo.com.

    Ved at indsende denne formular giver du samtykke til, at timengo a/s må behandle de personoplysninger, du har indtastet, for at kunne håndtere din henvendelse. Læs mere om dine rettigheder samt hvordan du kan kontakte timengo a/s og/eller klage i vores persondatapolitik.