DM moderniserer medlemsservice
– sikkert og skalerbart med Microsoft 365 Copilot

Styrkelse af medarbejdere og medlemsservice

DM er Danmarks førende akademiske fagforening og repræsenterer professionelle inden for humaniora, samfundsvidenskab og naturvidenskab samt bidrager til at forme den nationale uddannelses- og arbejdsmarkedspolitik. For at fastholde denne position og imødekomme stigende forventninger fra medlemmerne satte DM sig for at modernisere driften og skalere medlemsservicen – uden at tilføje flere medarbejdere eller gå på kompromis med følsomme data.

I erkendelse af, at kunstig intelligens (AI) kunne være en katalysator for forandring, undersøgte DM, hvordan løsninger som Microsoft 365 Copilot kunne bidrage til at overvinde vedvarende udfordringer. Papirtunge arbejdsgange og fragmenteret information gjorde det vanskeligt at levere en responsiv service. Da nogle medarbejdere begyndte at anvende ikke‑godkendte AI‑værktøjer, stod DM over for stigende sikkerhedsrisici og inkonsistente processer.

Selvom medarbejderne havde eksperimenteret med forskellige AI‑løsninger, oplevede de fleste, at disse værktøjer ikke slog til, og nogle forblev skeptiske over for, om Copilot ville levere meningsfulde forbedringer. Disse erfaringer gjorde nogle medarbejdere tilbageholdende med at udforske nye værktøjer som Copilot eller skifte fra deres foretrukne løsninger, da de var usikre på, om den nye tilgang ville skabe større værdi.

Med hjælp fra timengo, en Microsoft Solutions Partner, valgte DM en people-first tilgang til AI‑adoption – med fokus på at opbygge tillid, forankre governance og give medarbejderne mulighed for at levere mere personlige medlemsoplevelser.

DM’s adoption af Copilot har transformeret organisationens drift, gjort teams mere agile og lydhøre over for medlemmernes behov og sat en ny standard for digital transformation på tværs af professionelle foreninger og den bredere akademiske sektor. Resultaterne har samtidig styrket DM’s konkurrenceevne og øget organisationens attraktivitet som en moderne og attraktiv arbejdsplads for nye talenter.

En struktureret adoptionsrejse

Ambassadører først – opbygning af tillid og momentum

Ambassadørprogrammet udgjorde fundamentet for DM’s adoptionsrejse, hvor nøglepersoner fra alle afdelinger bidrog til at opbygge tillid, adressere skepsis og forberede pilotudrulningen.

Forud for lanceringen af piloten mødtes DM med teams, der allerede anvendte tredjeparts AI‑værktøjer, for at forstå deres forbehold og introducere den aktuelle Copilot‑oplevelse.

En dedikeret intern programansvarlig koordinerede disse indsatser og sikrede, at bekymringer blev adresseret tidligt, feedback blev indsamlet, og ambassadørerne forblev engagerede gennem hele udrulningen. Denne bevidste kombination af tidlige adoptører og skeptikere hjalp DM med fra start at skabe et transparent og tillidsbaseret miljø.

Pilotlicenser og rollebaseret træning

Et pilotforløb med 10 medarbejdere, understøttet af rollebaserede læringsforløb, ugentlige opfølgninger og praktisk hands‑on coaching, bidrog til at identificere scenarier med høj værdi, hvor Copilot kunne understøtte teams i deres arbejdsgange.

DM’s interne programansvarlige spillede en central rolle i indsamlingen af konkrete use cases og i konsolideringen af feedback. timengo hjalp DM med at opbygge use cases, der understøttede teams inden for områder som rådgivning af medlemmer i juridiske spørgsmål, karrierevejledning, løbende vidensopdatering og dokument­søgning i SharePoint.

Ambassadøreffekt og ledelsesmæssig opbakning

Efterhånden som de tidlige succeser blev flere, skabte kollegiale erfaringer efterspørgsel efter Copilot på tværs af organisationen. Dette organiske momentum var med til at fjerne godkendelsesbarrierer og accelererede udrulningen til mere end 60 licenser, samtidig med at den ledelsesmæssige opbakning voksede som reaktion på dokumenteret værdi og medarbejdernes efterspørgsel.

Løbende enablement og næste skridt

timengo leverede løbende træning, opdaterede kurser i takt med Copilots udvikling og rådgav DM om mulige fremtidige initiativer til at understøtte mere avancerede arbejdsgange. DM’s interne programansvarlige fastholdt et højt momentum ved at engagere brugerne, indsamle use cases og opmuntre til eksperimentering.

Disse input hjalp timengo med at tilpasse træningen, så den forblev tæt afstemt med de reelle behov i medlemsservicen. I takt med at Copilots funktionalitet blev udvidet, blev samarbejdet mellem DM og timengo styrket yderligere ved at kombinere partnerens ekspertise med et stærkt internt ejerskab for at understøtte kontinuerlige forbedringer.

Ambassadører driver nysgerrighed og forandring

Med timengos rådgivning og støtte blev DM’s Copilot‑ambassadørprogram gnisten til et kulturskifte. Nøglepersoner fra alle afdelinger guidede ikke blot adoptionen; de inspirerede også nysgerrighed og åbenhed over for nye måder at arbejde på.

I takt med at programmet blev rullet ud, hørte medarbejdere, som endnu ikke havde anvendt Copilot, direkte fortællinger fra kolleger om sparet tid, kreative gennembrud og lettelsen ved mere strømlinede processer.

Beatrice Otoo, Copilot Adoption Lead & Product Owner, beskrev den voksende bevægelse således:

“At starte i det små skabte nysgerrighed – medarbejdere, der endnu ikke havde Copilot, hørte historier fra kolleger og kom til mig og spurgte: ‘Hvornår kan jeg blive en del af det her?’”

Denne kollegadrevne begejstring betød, at DM – i stedet for modstand – oplevede en bølge af medarbejdere, der var ivrige efter at deltage og dele deres egne opdagelser.

Struktureret adoption skaber succes

timengos partnerskab med DM illustrerer, at succesfuld AI‑adoption afhænger af en struktureret strategi, ledelsesmæssig opbakning og styrkelse af interne nøglepersoner, der kan drive forandring.

Ambassadørprogrammet bidrog til at skabe et miljø, hvor medarbejderne følte sig bemyndigede til at eksperimentere, støtte hinanden og gentænke, hvordan de kunne servicere medlemmerne.

For organisationer, der undersøger Copilot, ligger nøglen i at kombinere teknisk knowhow med en people-first tilgang, understøttet af løbende træning og evnen til at tilpasse sig, når behovene ændrer sig. Denne metode accelererer ikke blot adoptionen, men skaber også en varig positiv effekt på tværs af organisationen.

Læs en engelsk udgave af casen her