EA eller CSP: Vælg Microsoft-aftalen, der passer til jeres virkelighed

CSP: Når fleksibilitet skal designes rigtigt

Cloud Solution Provider (CSP) er en partnerdrevet licensmodel, hvor I køber Microsoft 365, Azure og andre Microsoft-services som abonnementer med den binding, der passer til produktet og jeres behov.

Det kan være månedlig, årlig eller flerårig binding. Derfor er CSP ikke bare “måned til måned”. Fleksibiliteten ligger i, at aftalen kan sammensættes mere præcist.

CSP passer ofte godt, hvis I:

• Har varierende medarbejderantal, projektteams, konsulenter eller sæsonudsving
• Vil arbejde aktivt med rightsizing og tilpasse Microsoft 365-licenser til reelle brugerroller
• Har Azure-forbrug, hvor løbende omkostningsstyring og optimering er vigtigt
• Ønsker en aftalemodel, hvor licenser kan justeres tættere på den måde organisationen faktisk ændrer sig på

Fordelen er den operationelle smidighed. I kan i højere grad matche licensporteføljen med virkeligheden.

Ulempen er, at det kræver disciplin. CSP belønner dem, der har styr på onboarding, offboarding, rollebaserede licenser, godkendelsesflow og faste rutiner for opfølgning.

Og en vigtig detalje: CSP er ikke automatisk billigere, bare fordi behovet varierer. Det afhænger af vilkår, bindinger, priser, NCE-struktur og hvordan licenserne bliver styret i praksis.

Martin Baunsgaard, Salgs- og Marketingdirektør, siger det på denne måde:

“Det rigtige valg ligger sjældent i aftalen alene. Det ligger i forskellen mellem jeres stabile forbrug og den del af organisationen, der hele tiden bevæger sig. Det er dér, økonomien gemmer sig.”

Sådan vælger du – med et beslutningsgrundlag, din CFO vil forstå

Hvis du kun sammenligner listepriser, vælger du i blinde.

Det, der ser billigt ud, kan blive dyrt i drift. Og det, der ser dyrt ud, kan være fornuftigt, hvis det reducerer risiko, administration og usikkerhed.

Gør i stedet dette:

1: Segmentér jeres brugere i reelle brugerroller

Drop “alle skal have E5”.

Kortlæg medarbejdernes faktiske behov på tværs af funktioner, sikkerhedskrav og arbejdsform.

Målet er ikke at ende med flest mulige brugerroller. Målet er at finde få, præcise licensprofiler, der kan styres i praksis. Det kan for eksempel være frontline-medarbejdere, administrative brugere, ledelse, høj-sikkerhedsbrugere og udviklere.

Det er ofte her, E3/E5-optimering, F-licenser eller Business Premium kan frigøre penge – uden at det koster produktivitet.

Det matcher også timengo's tilgang i licensarbejdet: at tage udgangspunkt i medarbejdernes reelle behov, så virksomheder ikke betaler for funktioner og services, de ikke bruger. Det var netop en central pointe i Comwell-casen, hvor timengo hjalp med at reducere kompleksiteten fra mere end 20 brugerroller til fire primære roller.

2: Mål jeres variation over 12 måneder

Se på, hvordan antallet af brugere og licenser faktisk har bevæget sig det seneste år.

Hvis I ofte skalerer op og ned, er fleksibilitet ikke bare “nice to have”. Det kan være en konkret måde at reducere overlicensering på.

Hvis forbruget derimod er stabilt, kan længere binding og forudsigelig licensøkonomi være mere værdifuldt end maksimal fleksibilitet.

3. Lav en realistisk 3-årig beregning

Gør det enkelt. Lav ikke kun én beregning. Lav tre:

• Hvad sker der, hvis brugerantallet er stabilt?
• Hvad sker der, hvis I vokser med 10 %?
• Hvad sker der, hvis I reducerer med 10 %?

Tag højde for:

• EA’s 3-årige aftalestruktur og årlige true-up
• CSP’s forskellige bindinger: månedlig, årlig og flerårig
• Licenser eller SKU’er, der ikke kan reduceres undervejs
• Azure-forbrug, hvor stabilt basisforbrug bør adskilles fra midlertidige spikes
• Behov for Software Assurance, Open Value eller særskilte serverlicenser

Pointen er ikke at bygge en tung model, men at få et beslutningsgrundlag, der afspejler virkeligheden.

4. Få styr på, hvordan I vil håndtere licenserne først

Aftalen løser ikke problemet alene. EA kræver styr på fornyelser, true-up og en fast årlig proces.

CSP kræver faste rutiner for licensadministration: cut-off-tider, ejerskab pr. licenstype, onboarding, offboarding og løbende opfølgning.

Den rigtige aftale gør det lettere at styre licenserne. Men den erstatter ikke styringen.

Det er også derfor, timengo arbejder med licensoverblik, rightsizing, varsel om aftaleudløb, løbende rådgivning og administration som en samlet disciplin – ikke som en engangsøvelse.

Hurtig beslutningsmatrix

Dit valg

Valget mellem EA og CSP handler i praksis ikke kun om, hvorvidt forbruget er stabilt eller variabelt.

Det handler om, hvordan licenserne er struktureret, bundet og styret.

EA kan give mening, hvor der er et stort og stabilt kerneforbrug, behov for en fast aftalestruktur og et ønske om forudsigelig licensøkonomi.

CSP kan give større fleksibilitet, især hvor forbruget ændrer sig løbende, og hvor licenserne skal kunne tilpasses tættere på brugerroller, projekter og organisatoriske ændringer.

Men begge modeller kan føre til unødige omkostninger, hvis de ikke passer til den faktiske brug – eller hvis de ikke bliver håndteret aktivt.

For mange organisationer vil den rigtige løsning derfor være en bevidst kombination, hvor aftaletypen matcher de forskellige dele af forbruget. Ikke nødvendigvis EA til alt. Ikke nødvendigvis CSP til alt. Men den rigtige model til den rigtige del af licenslandskabet.

Står I foran en renewal eller overvejer at skifte fra EA til CSP, så start med et licensoverblik og en simpel beslutningsmatrix.

Når I kan se jeres brugerroller, jeres variation og jeres reelle forbrug, bliver valget mellem EA og CSP langt mindre politisk – og langt mere konkret.

timengo kan hjælpe med licensstrategi, rightsizing, aftaleoptimering og et klart beslutningsgrundlag – og med at gøre licensstyring til en driftssikker disciplin i stedet for en tilbagevendende brandøvelse.