IT-systemer og softwarelicenser er, for de fleste virksomheder, store investeringer. De har ofte strategisk betydning og skal bidrage til øget produktivit, effektivitet, kvalitet, sikkerhed og innovation i virksomheden. Men for at opnå disse fordele, skal du sikre dig, at du udnytter og adopterer de systemer og licenser, du har købt, på den bedst mulige måde. Ellers risikerer du at spilde penge, tid og ressourcer på noget, der ikke skaber værdi for din forretning.

Hvad er udnyttelse og adoption af IT-systemer og softwarelicenser?

Udnyttelse og adoption af IT-systemer og softwarelicenser handler om, hvordan du bruger og implementerer de teknologiske løsninger, du har anskaffet og hvordan du omsætter dem til værdi i din daglige drift. Det kan du blandt andet gøre ved:

• at definere klare mål og succeskriterier for dine IT-projekter

• at involvere og uddanne dine medarbejdere og ledere i brugen af de nye systemer og software

• at overvåge og evaluere effekten og resultaterne af dine IT-investeringer – løbende

• at optimere og tilpasse dine systemer og software så de understøtter dine forretningsbehov og -processer

Hvorfor er det vigtigt at have en plan for udnyttelse og adoption af IT-systemer og softwarelicenser?

At have en plan for udnyttelse og adoption af IT-systemer og softwarelicenser er vigtigt af flere grunde:

• Det kan hjælpe dig med at maksimere din ROI (return on investment) og sikre, at du får den fulde værdi ud af de systemer og software du har investeret i.

• Det kan hjælpe dig med at forbedre din konkurrenceevne fordi du implementere og uddanner organisationen i at udnytte de mange muligheder med de nyeste teknologiske løsninger.

• Det kan hjælpe dig med at minimere risiciene forbundet med dit IT-projekt, fordi du har en klar plan og strategi for dine IT-initiativer og dermed undgår fejl, forsinkelser, konflikter m.m .

Hvad er risikoen ved ikke at have fokus på udnyttelse og adoption af nye IT-systemer og softwarelicenser?

At du smider penge ud ad vinduet og ikke får omsat værdien og høstet de gevinster investeringen var bevilget på. Og på den måde, ender du med udfordringer og tab, som:

• Spild af penge. Hvis du køber systemer og software, som du ikke bruger eller bruger forkert, kan du ende med at betale for noget, der ikke giver dig nogen fordel.

• Spild af tid. Hvis du ikke planlægger og styrer dine IT-projekter ordentligt, kan du opleve forsinkelser, afbrydelser, fejl og frustrationer, som kan påvirke din produktivitet og effektivitet.

• Spild af ressourcer. Hvis du ikke udnytter og adopterer dine systemer og software optimalt, kan du misbruge både menneskelige, materielle og tekniske ressourcer.

• Tab af værdi. Hvis du ikke udnytter og adopterer dine systemer og software effektivt, kan du gå glip af vigtig fordele for din forretning og miste konkurrencefordele, kundeloyalitet og markedsandele.

Hvordan laver du en plan for udnyttelse og adoption af IT-systemer og softwarelicenser?

Den plan, er du bedst til at lave selv, fordi du kender din forretning og dine IT-projekter mest indgående.

Det kan dog ind imellem være en fordel, at hente ekspertise eller rådgivning fra fx leverendører eller konsulenter med særlige indsigt og erfaring inden for din IT- eller softwareinvestering. Men uanset om du henter hjælp udefra eller ej, er her et par input til, hvad der er godt at tænke over.

• Udarbejd en implementeringsplan. Planlæg, hvordan du vil installere, konfigurere, teste, integrere og lancere dine systemer og software. Fastlæg en tidsplan, et budget, en ansvarsfordeling og en kommunikationsplan for dit IT-projekt.

• Udarbejd en uddannelsesplan. Planlæg, hvordan du vil uddanne og træne dine medarbejdere og ledere i brugen af de nye systemer og software. Fastlæg en metode, et indhold, en varighed og en evaluering for din IT-uddannelse.

• Udarbejd en optimeringsplan. Planlæg, hvordan du vil overvåge, måle, analysere og forbedre dine systemer og software. Fastlæg nogle indikatorer, mål, feedbackmekanismer og justeringsmuligheder for din IT-optimering.

Den gode plan betaler sig

At have en plan for udnyttelse og adoption af IT-systemer og softwarelicenser er afgørende for at sikre, at du får det bedste ud af dine IT-investeringer.

Desvære ender IT-investeringer ofte med ikke at leve op til det forventede output, den beregnede effektivitetforbedring eller øgede produktivitet.

Og en forklaringerne er tit, at virksomheder glemmer, at det først er når du har købt og implementeret, at det “vigtige” arbejde starter. Nemlig, at få alle til at bruge og udnytte værktøjerne og systemerne optimalt. Lykkes du med, får du også højere afkast af din investering og et mere succesfuld og værdiskabende IT-projekt.